Handelsregister

Op 22 maart 2007 is de Handelsregisterwet 2007 aangenomen. Deze wet geldt per 1 januari 2010 voor alle VvE’s – het is voor iedere VvE verplicht een volledige inschrijving te hebben in het openbare handelsregister. De statutaire naam, eventuele handelsnaam, het adres waar de VvE haar zetel heeft, het postadres et cetera zijn gegevens die aan de Kamer van Koophandel dienen te worden verstrekt zodat deze in het handelsregister kunnen worden opgetekend.

Verplichting voor bestuurders

Bestuurders van een VvE zijn eveneens verplicht zich in te laten schrijven. Deze verplichting staat los van de benoeming door de vergadering en is dus geen vereiste om namens de VvE te mogen handelen. Een niet ingeschreven, maar wel rechtsgeldig benoemde bestuurder is dus ook gerechtigd de VvE te vertegenwoordigen. Wat zijn dan wel de gevolgen van het niet tijdig in- of uitschrijven bij het handelsregister? Wat als een bestuurder zich bijvoorbeeld niet inschrijft of de oude bestuurder zich niet uitschrijft?

Inschrijfperikelen

Dit kan gevolgen hebben voor het sluiten van overeenkomsten namens de VvE. Een derde moet na kunnen gaan of degene die zich voordoet als bestuurder van de VvE dit ook daadwerkelijk is. Dit kan door raadpleging van het handelsregister. Wanneer een bestuurder daar niet ingeschreven staat, terwijl hij dit wel is, dan kan de consequentie zijn dat partijen niet met deze bestuurder in zee wensen (vaak ook: durven) te gaan, omdat voor hen niet duidelijk is of de betreffende persoon wel gemachtigd is om namens de VvE te mogen handelen.

Wet Economische Delicten

Aan de andere kant mag een derde vertrouwen op de handelwijze van een oud bestuurder als deze bestuurder nog als zodanig staat ingeschreven. Om te voorkomen dat de VvE wordt gebonden door het handelen van een oud bestuurder, is het dus van belang dat de VvE toeziet op een tijdige uitschrijving uit het handelsregister. Hiermee staat het belang dat het bestuur van de VvE zich zo spoedig mogelijk na benoeming inschrijft in het handelsregister en het oude bestuur zich zo spoedig mogelijk uitschrijft, vast.

In de Wet Economische Delicten wordt de niet-inschrijving aangemerkt als een overtreding, waarop een geldboete van de vierde categorie (€ 20.250,- per 1 januari 2014) of een gevangenisstraf van ten hoogste 6 maanden staat! Geen misselijke sancties dus. In de praktijk komt het daar (tot op heden) nauwelijks van, hooguit bij bepaalde vormen van fraude resp. oplichting.

(Be-)stuurloze VvE’s

Anders dan bij een reguliere vereniging, kan een VvE “bestuurloos” zijn. Een (particuliere) bestuurder is immers in beginsel gerechtigd zijn werkzaamheden als bestuurder (per direct) neer te leggen. Bovendien geldt dat dat bestuurders weliswaar voor onbepaalde tijd worden benoemd, maar zij kunnen (individueel of als collectief) altijd worden ontslagen.

Bijzondere situatie

Dit levert een bijzondere situatie op indien (nog) geen nieuw bestuur is benoemd. Een voormalig bestuurder, die ook niet langer de wens heeft als zodanig op te treden, is volgens het handelsregister gerechtigd de VvE te vertegenwoordigen. Deze afgetreden c.q. ontslagen bestuurders kunnen doorgaans op weinig medewerking rekenen van de Kamer van Koophandel bij uitschrijving van hun persoon als bestuurder. De Kamer redeneert dat een vereniging niet zonder bestuur kan zijn en dat een uitschrijving slechts kan worden verwerkt indien een of meer nieuwe bestuursleden zich inschrijven. Van veel besturen krijgen wij te horen dat de Kamer last heeft van het: “computor-says-no-syndroom”.

Het lijkt mij dat een uitschrijving zonder dat een nieuw bestuurslid zich aandient mogelijk moet zijn en dat de Kamer van Koophandel, zo nodig na tussenkomst van een rechter, hieraan medewerking dient te verlenen.

Risico’s

Hoewel het in juridisch opzicht mogelijk is dat een VvE zonder bestuur komt te zitten, wil dat niet zeggen dat dit bestuursleden lichtvaardig op moeten stappen als het even tegen zit. Wij willen wel aan u meegeven dat het plotseling opstappen van bestuursleden niet zonder meer risicovrij is. Weliswaar kan een bestuurder op ieder moment aftreden, maar hij dient de lopende zaken, in het kader van zaakwaarneming, voort te zetten. Dit in ieder geval tot zich nieuwe kandidaat-bestuursleden hebben gemeld.