Een goede selectie

Bij de aanbesteding van een nieuw ICT-systeem en een nieuwe leverancier is het resultaat dat deze oplossing moet leveren uiteindelijk het belangrijkste. ICT is een middel en u wilt natuurlijk dat een systeem bijdraagt aan de doelstellingen die uw corporaties dagelijks moet behalen. Een ICT-systeem en de leverancier van dit systeem spelen dus een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van corporaties. De bedrijfskundige projectdoelstelling is voor een selectie dan ook het belangrijkste uitgangspunt.

Een voorzet hierbij: corporaties worden in de Aedes Benchmark jaarlijks langs de lat gelegd van bedrijfslasten en klanttevredenheid. Het verlagen van de bedrijfslasten in een periode van, bijvoorbeeld, 7 jaar of het maximaliseren van de klanttevredenheid zijn dus goede bedrijfskundige projectdoelstellingen. Het geeft een compleet andere focus aan de aanbesteding en het resultaat dat een ICT-systeem en leverancier hierbij gaat leveren, dan de honderden eisen die in een Programma van Eisen bij traditionele selecties worden gesteld.

Aandachtpunten

Het gebruik van een filosofie en methodiek zijn bij een selectie van grote meerwaarde. Best Value Procurement (BVP) ofwel Prestatieinkoop past goed bij de bovengenoemde uitgangspunten. Deze selectie- en uitvoeringsmethodiek is vrij nieuw, maar wordt steeds meer toegepast. Vorig jaar zijn de eerste woningcorporaties gestart met selecties van ICT-systemen en leveranciers op basis van Best Value en de resultaten zijn veelbelovend. Belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn de kennis en kunde van het aanbestedingsteam, zowel van de gebruikte methodiek alsook van de eigen organisatie, doelstellingen en processen. Een goed aanbestedingsteam met mensen uit alle geledingen van de organisatie zorgt zeker voor een succesvolle selectie en implementatie van een nieuw ICT-systeem.

Wanneer bent u tevreden?

Doelstellingen worden nooit in zijn geheel gehaald. Het beloofde resultaat daarentegen moet altijd worden gehaald. Door dit resultaat, in de vorm van meetbare afspraken of KPI’s, in het contract vast te leggen, is voor de start van de implementatie van een ICT-systeem al duidelijk wat deze resultaten zijn en waar u tevreden over kunt zijn. Altijd aanbesteden dus!

Dit artikel is een bijdrage van Wouter Bloemberg (Hoofd ICT bij Domesta) aan de themaweek ‘De digitale corporatie’.