Welke kansen en gevaren ervaart jouw organisatie?

Stephan van Gelder: “De kansen die ik zie is dat het ons werk makkelijker maakt om te doen. Het is geen overname van je werk maar juist toevoeging op je werk zodat je tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Het gevaar is dat collega’s dit te snel vinden gaan en waangedrag krijgen tegen AI. Daardoor is het moeilijk AI uit te rollen binnen de organisatie.”

Kun je een concreet AI-project noemen?

Stephan: “Wij zijn dit moment Outlook new aan het testen hoe dit werkt met Copilot. Daarbij proberen we bijvoorbeeld PowerPoint in te richten met standaard presentatie sjabloon van de organisatie. Ook hebben we een projectgroep opgericht om alles over Copilot op te zoeken hoe het werkt, hoe veilig het is en waar en hoe kun je dit inzetten.”

Welke uitdagingen ervaart jouw organisatie?

Stephan: “Het is moeilijk om de collega’s mee te krijgen omdat zij vinden dat het oude toch ook werkt. Er is eerder een projectgroep opgericht die een advies over het gebruik van Copilot heeft onderzocht en getest. Deze personen mogen het advies uitwerken en zijn dus ook gelijk experts van de organisatie. Daarbij is een voorwaarden dat je een training prompting doet voor Copilot voordat je een betaalde licentie krijgt. We promoten nu wel de gratis Copilot versie binnen het zakelijk account zodat collega’s hiermee kunnen testen of zelf al meewerken.”

Hoe bereid je medewerkers voor op AI?

Stephan: “Op dit moment hebben een aantal collega’s plus een projectgroep een betaalde licentie. We organiseren verschillende inloop bijeenkomsten waar hun ervaring met Copilot wordt gedeeld. Live laat men ook zien wat je er mee kunt en hoe dit het werk voor je gemakkelijker wordt.”

Heb je een praktische tip voor organisaties of mensen?

Stephan: “Zorg dat de basis op orde is. Tijdens de overgang naar SharePoint met de organisatie documentatie zijn wij met een leeg A4tje begonnen. Deze A4 is door de organisatie ingevuld met wie welke rechten moet hebben, binnen de afdeling maar ook op mappen buiten je afdeling. Hier hebben wij nu profijt van binnen de organisatie omdat iedereen de juiste toegang heeft. Deze autorisaties neemt Copilot over en daardoor krijg je niet meer bestanden te zien dan waar je recht of toegang tot hebt.”

“Wij hebben een projectgroep opgericht met collega’s die door de organisatie lopen. Daarbij kun je verschillende aspecten uitzoeken over Copilot maar ook met elkaar testen wat Copilot binnen welke app kan. Dit heeft als voordeel dat iedereen terecht kan voor vragen bij deze collega’s.”

“Laatste tip: soms moet je gewoon doen. Niet eerst een beleid of richtlijnen verzinnen maar testen wat Copilot (in dit geval) kanen kijken waar de risico’s zouden kunnen zitten. Na een aantal maanden pas afspraken maken over het gebruik ervan en het maken van beleid.”

Event Thuis in AI

Hoe kunnen we AI inzetten om het wonen, werken en leven in Nederland te verbeteren? Tijdens het Event Thuis in AI op 5 juni 2025 krijg je alle antwoorden en leer je van collega-organisates hoe zij met AI omgaan. Zorg dat je erbij bent, want het aantal plaatsen is beperkt. Meld je nu vast aan.