Informatie is tegenwoordig veel sneller beschikbaar voor een grote groep mensen. Daarbij stelt de maatschappij tegenwoordig andere eisen aan ondernemerschap. Of dat nou commercieel of maatschappelijk gericht is. Automatisering en digitalisering zijn belangrijke oorzaken van deze fundamentele veranderingen. Binnen organisaties komt steeds meer nadruk te liggen op lagere kosten, kortere doorlooptijden, grotere flexibiliteit, hogere productiviteit en vooral op betere beheersbaarheid van het geheel. De acceptatie van risico’s en fouten is afgenomen. Voor woningcorporaties komt daar bij dat spelregels van de overheid strikter zijn geworden en dat het externe toezicht is verzwaard. De druk op goed bestuur en toezicht neemt daardoor toe. Waar moet u als bestuurder of toezichthouder dan op letten? Welke risico’s en nieuwe oplossingen ontstaan? Een aantal laat ik in het kort de revue passeren.

Betrouwbare en actuele stuurinformatie

Ten eerste is voor de bestuurder en interne toezichthouders betrouwbare en actuele stuurinformatie meer dan ooit van belang. Automatisering en digitalisering helpen daarbij. Tenminste, als u kennis van zaken heeft en weet wat u zou moeten weten. En dat is lastig, want meer dan ooit is er digitale informatie beschikbaar, zowel binnen als buiten de organisatie. De informatieparadox is dat vanaf een bepaald punt ‘extra’ informatie niet tot meer, maar juist tot minder inzicht leidt. Want informatie tot u nemen en analyseren kost nu eenmaal tijd en moeite. Goede ingewerkte bestuurders en toezichthouders zijn in staat om grote hoeveelheden informatie te filteren en analyseren. Ze zijn in staat om vooraf te bepalen wat ze moeten en willen weten, en wat vooral niet. Investeer daarom in het ontwikkelen en onderhouden van die attitude en vaardigheden om u als bestuurder en toezichthouder te kunnen focussen.

Vertrouwenscultuur wordt verantwoordingscultuur

Ten tweede zien we in veel maatschappelijke sectoren dat de vertrouwenscultuur plaatsmaakt voor een verantwoordingscultuur. Specifiek voor corporaties geldt dat ze zich vanaf 2016 jaarlijks als onderdeel van de prestatieafspraken met huurders en gemeenten, moeten verantwoorden over de investeringsruimte om tot prestatieafspraken over een ‘redelijke bijdrage’ te kunnen komen. Een andere noviteit is dat, naast het corporatiebestuur, nu ook de Raad van Commissarissen de minister actief moet informeren over zaken die de minister hoort te weten om zijn taak goed te kunnen uitoefenen. Denk aan situaties waar sprake is van (mogelijke) schade aan het belang van de volkshuisvesting

• een geschil tussen bestuur en raad van commissarissen
• twijfel aan rechtmatigheid of integriteit
• liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen.

Kennelijk waren bestaande rapportages zoals het jaarverslag en het accountantsverslag onvoldoende.

Op ervaring gestoeld vertrouwen

Tegelijkertijd zal de Raad van Commissarissen op de informatie via de bestuurder, controller en accountant moeten kunnen blijven vertrouwen. En dat is mijn derde punt. Het weinig praktische alternatief is namelijk alles zelf controleren of misschien het introduceren van een one tier board bij corporaties. Voor een RvC blijft op ervaring gestoeld vertrouwen daarom het meest krachtige mechanisme om het beste in genoemde professionals naar boven te halen. Ook is het een medicijn tegen controlereflexen die in politiek en maatschappij regelmatig zichtbaar zijn. Bij corporaties heb ik dat meerdere malen kunnen waarnemen. Bij gebrek aan vertrouwen ontstaat er dan geen constructieve dialoog over doelen, middelen en de kwaliteit van de informatievoorziening die daarvoor noodzakelijk is. Dan zie ik bestuurlijke verhoudingen verstarren en ontstaat er onbegrip. Bespreek daarom naast doelen, de informatie en informatiebronnen die belangrijk zijn om goed te kunnen besturen en toezicht te houden.

Het alternatief is namelijk:

• dat er geen of een lawine aan informatie en beleid ontstaat
• dat toezichthouders eigen bronnen gaan raadplegen binnen en buiten de organisatie
• dat padvindergedrag bij toezichthouders ontstaat
• dat verhoudingen met het bestuur en het management ernstig verstoord raken.

Dat komt veel voor en is misschien wel een gat in de markt voor een app om informatie volledig transparant te maken. Maar eigenlijk is die er al, die app is het team van bestuur en toezichthouders die preventief en proactief de informatiehuishouding organiseert, en zichzelf daarmee in staat stelt verstandig om te gaan met de digitale informatierijkdom van deze tijd.

Steeds meer getallen en cijfers liggen voor het grijpen

Ten vierde zie je dat door de beschikbaarheid van steeds meer getallen en cijfers daar een te grote nadruk op komt te liggen. Zeker sinds externe toezichthouders meer ‘harde normen’ zijn gaan stellen en ze ook daadwerkelijk gaan handhaven. In die situatie kunnen minder goed meetbare en langere-termijn-effecten van beleid ondersneeuwen. Zoals de ontwikkeling van de bedrijfscultuur (bijvoorbeeld competentie ontwikkeling, maatschappijgerichtheid, klantgedrevenheid) en het maatschappelijk effect (output en outcome) van beleid. Die kunt u niet alleen beoordelen aan de hand van kille cijfers. Subjectieve ervaringen, situationele omstandigheden en zaken die u niet zomaar kunt optellen en aftrekken tellen mee.

Dit artikel is een bijdrage van Alex Grashof (Woonlab) aan de themaweek ‘De digitale corporatie’.